Cuando la mayoría de documentos que pasaban por nuestra mesa eran de papel, firmar ya era un engorro, en especial si debías plasmar tu rúbrica en decenas de hojas a lo largo del día.

Por mucho que simplificaras tu firma o que practicaras una rúbrica rápida y ágil, no es una tarea placentera y más bien se ve como una pérdida de tiempo.

En la actualidad, a firmar documentos en papel se añade la firma de documentos digitales, por lo que el trabajo se duplica. Hasta cierto punto.

Gracias a soluciones como las que veremos a continuación, firmar documentos se convierte en una tarea tan simple como pulsar un botón. Además, no importa el formato del archivo, podrás firmar y enviar el documento por correo electrónico en segundos.

HelloSign

En primera posición, una de las soluciones más populares y extendidas, HelloSign, que permite firmar documentos individuales o con las firmas de varias personas enviando una copia del documento a cada firmante.

Con integración en Gmail, Google Drive, Google Docs, Salesforce y Dropbox entre otros servicios de terceros, HelloSign permite usar plantillas para agilizar todavía más la tarea.

¿Y lo mejor? HelloSign emplea cifrado SSL para cifrar los datos y documentos que maneja, de manera que no tenemos que preocuparnos por la seguridad.

Como suele ser habitual, HelloSign cuenta con una versión gratuita básica y versiones de pago en función de las funciones que necesitemos en nuestro día a día.

eSignly

Digitalizar tu firma y firmar documentos sin importar dónde estés. Así funciona eSignly, un servicio que permite ahorrar tiempo sin importar el flujo de documentos que debas firmar en tu jornada laboral.

Para ayudarte, cuentas con plantillas, distintas opciones de firma y varios métodos para verificar tu identidad y mantener la seguridad de la firma.

Por lo demás, eSignly se lleva bien con la mayoría de formatos, puede convertir un documento firmado en PDF, se pueden unir varios documentos en uno y elegir la opción de envío.

eSignly es gratuito pero si queremos acceder a todas las funciones, como integración con la nube (Google Drive, Dropbox, Onedrive, Box) o más plantillas, deberemos contratar una suscripción de pago.

Concord

Para uno o más usuarios, Concord es una solución para firmar documentos digitales en distintas situaciones y que añade funciones prácticas como reconocimiento OCR, almacenamiento y organización de documentos, gestión de fechas límite para no enviar un documento firmado fuera de plazo…

A la versión básica gratuita se añaden versiones de pago que permiten enviar documentos por lotes, análisis estadísticos e integración con Salesforce, Dropbox, etc.

Concord automatiza la tarea de firmar documentos y, además, protege nuestra privacidad con estándares de seguridad.

Por lo demás, Concord se maneja desde la web a través de su propio editor, que permite abrir, editar y firmar documentos al vuelo, comparar versiones, etc.

Xolido Sign

Si prefieres una herramienta de escritorio, Xolido Sign se puede instalar en Windows, es totalmente gratuito y nos ayudará a firmar documentos de todo tipo y formato.

Entre sus virtudes, se lleva bien con cualquier archivo: PDF, Word, Excel, PowerPoint… Y con independencia de su tamaño en disco.

Además de firmar documentos con una firma digital podemos emplear firmas electrónicas o certificados electrónicos, recibir un aviso para no firmar un documento fuera de plazo o verificar la autenticidad del firmante.

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