Dejemos las cosas claras. Cada día tenemos unas horas limitadas de trabajo. A partir de ahí, puedes hacer más o menos tareas en función de su complejidad, de cómo las organicemos y simplifiquemos para sacar lo mejor de nosotros.

También conviene recordar, como he dicho en alguna ocasión, que no existe el método perfecto para mejorar nuestra productividad o para estar mejor organizados. A cada persona le conviene un método u otro en función de cómo somos y del tipo de trabajo que realizamos.

Hace poco he descubierto una herramienta para organizar nuestro trabajo, individual o en equipo. Su nombre es Zenkit y toma prestados algunos conceptos de la filosofía zen, que tan buena prensa tiene por el aire de tranquilidad y control que transmite frente al caos del día a día.

Los secretos de la productividad zen

Los responsables de Zenkit hablan de ocho secretos de la productividad zen siguiendo con el paralelismo con la filosofía zen. Veamos a qué se refiere y cómo puede sernos útil.

Simplicidad. Una herramienta puede ser buena pero si es complicada, nos costará aprender a usarla. Si es simple, sencilla, aprenderemos a dominarla en cuestión de horas o días. Y si es intuitiva, mejor.

Elección. Cambiar la perspectiva nos permite ver con más claridad hacia donde vamos en nuestro trabajo diario. De ahí que una herramienta nos tiene que permite distintas formas para ver la información desde diferentes ópticas.

Crecimiento. Una buena herramienta debe adaptarse a nosotros, y esto incluye nuestro crecimiento o evolución. Seamos dos, cuatro, diez o veinte personas, la misma herramienta tiene que ser igual de práctica.

Sinergia. Todo está conectado. Es un principio zen y sirve para todo, hoy en día, pues una empresa está conectada con otras, sus departamentos se conectan entre sí, clientes y empleados están en contacto… Una herramienta de productividad tiene que permitir también estas conexiones entre datos y usuarios.

Movilidad. La movilidad nos da libertad. Tener acceso a nuestros datos en todo momento es imprescindible. De ahí que nuestra herramienta de productividad deba estar disponible online, en nuestro PC, en nuestro smartphone, en nuestra tablet…

Colaboración. Es inevitable trabajar en equipo, de ahí que necesitemos una herramienta que nos lo ponga fácil para estar conectados y en contacto en tiempo real.

Seguridad. De nada sirve tener una buena herramienta de trabajo si no confiamos en que pueda guardar nuestra información a salvo.

Poder. Conocimiento es poder. En este sentido, organizar y recuperar las tareas e información que gestionamos en nuestra herramienta de productividad es la diferencia entre estar bien organizado o no.

Un vistazo a Zenkit

Ahora que hemos visto en qué consiste la productividad zen, podemos dedicarnos a ver qué puede hacer Zenkit por nosotros.

En primer lugar, es accesible desde cualquier navegador y tiene aplicaciones móviles y de escritorio oficiales: Windows, Mac, Linux, iOS y Android.

Otra ventaja de emplear Zenkit, las sinergias o integraciones con otras aplicaciones imprescindibles hoy en día, como Google Drive, Dropbox, Trello, Slack, Asana, Gmail o Zapier, que a su vez nos conecta con cientos de aplicaciones web.

En cuanto a las funciones que ofrece, Zenkit incorpora lo mejor de cada casa. De ahí que podamos ver las tareas disponibles de diferentes maneras: calendario, lista, tabla, Kanban y mapa mental.

Cada sistema tiene sus ventajas e inconvenientes. De nosotros depende emplear uno u otro cuando nos sea más práctico, estando todos disponibles para nosotros o para el resto de nuestro equipo de trabajo.

Por lo demás, Zenkit tiene todo lo que necesitamos para trabajar y estar al tanto de todo: notificaciones, tareas favoritas, historial de actividad, etiquetas, listas con marcadores, buscador, filtrado, tareas automatizadas, comentarios, menciones…

Como comenté más arriba, también es posible adjuntar archivos y sincronizar con calendarios externos, trabajar desde diferentes dispositivos y, una gran opción a tener en cuenta, el uso de plantillas para tipos de trabajos específicos, como recursos humanos, gestión de documentación, **ERP o CRM.

Zenkit también se adapta a nuestros bolsillos y necesidades. Para uso personal, es gratuito y sólo está limitado a 2.000 elementos por colección, entre uno y cinco usuarios y 1GB de espacio de almacenamiento.

Si necesitamos más, hay varias cuentas de suscripción mensual que aumenta los elementos posibles, el espacio de almacenamiento, los usuarios que pueden trabajar, etc.

Imagen | Pixabay (Autor: TanteTati).

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