En palabras de Google, “puedes ahorrar tiempo automatizando las tareas repetitivas con macros”. Las macros o macroinstrucciones fueron muy populares gracias a Microsoft Office, pero con el tiempo cayeron en el olvido, en parte porque las macros eran fuente de infecciones por virus y demás malware.

En la actualidad, las macros siguen estando disponibles en la mayoría de aplicaciones y herramientas ofimáticas, y Hojas de cálculo de Google no es una excepción. Además, usarlas es seguro, ya que se limitan a ejecutarse en el navegador.

Las macros son útiles para automatizar tareas, de manera que en vez de realizarlas una y otra vez, bastará con activar la macro y ésta repetirá las tareas por nosotros. Otra particularidad es que la manera de crear una macro consiste en grabar las tareas mientras las realizamos en tiempo real.

Creando una nueva macro

Para crear una macro en Hojas de cálculo de Google deberemos ir a Herramientas > Macros > Grabar macro.

Lo primero que deberemos tener en cuenta es si queremos usar referencias absolutas o relativas. Lo haremos desde la parte inferior. Con las referencias absolutas, “la macro se ejecutará en la celda exacta en la que grabes las tareas”. Con las referencias relativas, “la macro se ejecutará en la celda que selecciones y en las contiguas”.

Tras realizar la tarea a grabar, pulsamos en Guardar. Luego le asignamos un nombre descriptivo y la guardamos de nuevo. Si queremos, podemos editar las macros desde Herramientas > Editor de secuencias de comandos. Pero si lo único que queremos es cambiar su nombre, quitarla o asignarle una combinación de teclas, será mejor ir a Herramientas > Macros > Gestionar macros.

Para ejecutar las macros, hay que ir a Herramientas > Macros y seleccionar la macro requerida. También es posible activar una macro con una combinación de teclas que podemos configurar al grabar la macro o si la editamos desde Herramientas > Macros > Gestionar macros.

Programando una macro

Las macros se pueden ejecutar cuando las pedimos o programarla para que se activen en un momento específico. Más concretamente, “en función de acciones, actualizaciones de calendario, intervalos de tiempo o en una fecha y hora determinadas”.

Dentro de Hojas de cálculo de Google, vamos a Herramientas > Editor de secuencias de comandos, que abrirá una nueva pestaña o ventana del navegador con la herramienta Google Apps Script.

En esta nueva ventana iremos a Editar > Activadores del proyecto activo. Se abrirá una nueva ventana o pestaña. Abajo a la derecha, deberemos hacer clic en Añadir activador y personalizar la activación según los parámetros que más nos gusten.

Concretamente, podemos cambiar la fuente del evento, que puede ser la propia hoja de cálculo, por tiempo o a partir del calendario. Por tiempo, por ejemplo, es posible indicar una fecha concreta o temporizar por minutos, horas, días, semanas o meses. Es decir, cada X minutos, horas, etc. se ejecutará la macro.

Si elegimos la propia hoja de cálculo, activaremos la macro al abrir la hoja, al editarla, al producirse un cambio o al enviar un formulario.

Para terminar, guardamos la programación haciendo clic en Guardar.

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